Manager Finance & Administration

Web Media Publishing GmbH · Munich

May 8, 2026

Job Summary

Join Web Media Publishing AG as a Finance & Administration Manager to oversee financial operations, personnel management, and office organization. Utilize your knack for numbers and well-structured processes to support the company's back-office functions effectively.

Key Responsibilities

Manage preparatory accounting and invoice verification, oversee payment transactions, and act as a reliable liaison with our tax office.
Provide operational support to the management, including scheduling, travel arrangements, and meeting preparation.
Handle HR duties such as maintaining personnel records, preparing payroll, and addressing team inquiries, along with organizing internal and external events and ensuring smooth office operations.

Who This Role Suits

Completed commercial education or equivalent degree.
Solid experience in at least two of the mentioned areas, especially in preparatory accounting.
Proficient in MS Office (Excel, Word); familiarity with accounting and HR software is advantageous. Strong organizational skills, ability to work independently and discreetly, and fluency in German and at least advanced English proficiency.

Tips to Apply

Highlight your experience in financial management and office administration in your application.
Demonstrate your proficiency in MS Office tools, emphasizing your ability to handle accounting and HR software.
Showcase your organizational talents, independence, discretion, and multilingual skills to stand out as a suitable candidate.

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Full Job Description

Wir sind die Web Media Publishing AG – ein Unternehmen mit tiefen Wurzeln in der Gaming-Welt und einem dynamischen Kerngeschäft. 1999 als Verlag für Neue Medien gestartet, betreiben wir mit Gameswelt bis heute ein echtes Traditionsportal für Computer- und Videospiele.

Was uns heute aber maßgeblich antreibt und unser Hauptgeschäft ausmacht, ist unsere Agentur asap BRAND SERVICES. Hier bündeln wir über 15 Jahre Erfahrung in der Entertainment-Industrie und fungieren als Full-Service-Partner für namhafte Tech- und Entertainment-Größen wie NVIDIA, Constantin Film, Ubisoft, Capcom, Ravensburger und Square Enix. Wir sind nicht nur Dienstleister, sondern die helfende Hand, die kleine Kampagnen bis hin zu internationalen Blockbuster-Launches auf die Straße bringt.

Bei uns bist du im Backoffice keine Einzelkämpferin/kein Einzelkämpfer:
Gemeinsam mit deiner erfahrenen Kollegin sorgst du dafür, dass hinter den Kulissen alles reibungslos läuft. Zu zweit bildet ihr das organisatorische Rückgrat unseres Unternehmens. Ihr kümmert euch strukturiert um Finanzen, Personal und Office-Management – und stellt damit sicher, dass unsere internen Prozesse jeden Tag auf höchstem Niveau laufen.

Deine Rolle:
Du hast ein Händchen für Zahlen und liebst gut organisierte Abläufe? Wir suchen jemanden, der Freude daran hat, verschiedene Themenbereiche strukturiert und mit Weitblick zu managen. In dieser zentralen Rolle verknüpfst du Buchhaltung, Personalwesen, Assistenz und Eventplanung. Du behältst stets den Überblick und sorgst als unser organisatorischer Dreh- und Angelpunkt dafür, dass jeder Handgriff sitzt.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen:
Übernahme der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsprüfung.
Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Mahnwesens.
Zuverlässige Schnittstelle zu unserem Steuerbüro.
Assistenz der Geschäftsleitung:
Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
Termin-, Reise- und Postmanagement.
Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Auswertungen.
Personalwesen (HR):
Pflege von Personalakten und Vorbereitung der Lohnbuchhaltung.
Erste Anlaufstelle für unser Team bei administrativen Fragen.
Eventplanung & Office Management:
Organisation von internen und externen Events (Kunden-Events, Weihnachtsfeiern, Workshops).
Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs (Bestellwesen, Dienstleistersteuerung).

Qualifikation

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium.
Fundierte Berufserfahrung in mindestens zwei der genannten Bereiche (insbesondere Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung ist uns wichtig).
Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word); Erfahrung mit Buchhaltungs- (z.B. DATEV) und HR-Software ist ein großes Plus.
Du bist ein absolutes Organisationstalent, arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und absolut diskret. Du behältst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf und deine gute Laune.
Deutsch als Muttersprache sowie mindestens fortgeschrittene Englischkenntnisse
Motivation und Fähigkeit, neue Dinge zu lernen und Zusammenhänge zu verstehen
Kommunikationsstärke - sowohl intern im Team als auch extern gegenüber Kunden und Partnern

Benefits

Was wir dir bieten:

Sicherheit & Perspektive: Du startest in einer Festanstellung bei einem zukunftssicheren, etablierten Arbeitgeber der Entertainment-Branche – mit dem klaren Ziel einer langfristigen Zusammenarbeit.
Flexibilität für deinen Alltag: Dank unserer individuellen Home-Office-Regelung und einer gelebten Work-Life-Balance passt sich der Job an dein Leben an, nicht umgekehrt.
Mobilität: Damit du entspannt und klimafreundlich unterwegs bist, übernehmen wir dein Deutschlandticket.
Echte Agenturkultur: Flache Hierarchien sind bei uns keine Floskel. Dich erwarten kurze Entscheidungswege, offene Türen und ein ehrliches Miteinander auf Augenhöhe.
Spannendes Umfeld: Gaming, Tech und Entertainment sind unsere Welt. Du arbeitest am Puls der Zeit in einem dynamischen Team, in dem es nie langweilig wird.
Corporate Benefits: Du profitierst von attraktiven Mitarbeiterrabatten, damit du auch privat etwas davon hast.
Office-Dogs willkommen: Du hast einen gut erzogenen Vierbeiner? Bring ihn gerne mit!

Passt genau zu dir?

Dann lass uns miteinander sprechen! Wir suchen jemanden, der fachlich und menschlich in unser Team passt. Ein langes, steifes Anschreiben brauchen wir dafür nicht – schreib uns lieber in ein paar ehrlichen Sätzen, warum du Lust auf die Rolle hast und was dich auszeichnet. Schick uns das einfach zusammen mit deinem Lebenslauf, deiner Gehaltsvorstellung und ab wann du bei uns starten könntest an

Skills

ai Administration berufserfahren

Frequently Asked Questions

This Manager Finance & Administration position is suitable for Mid-level professionals. Web Media Publishing GmbH is looking for candidates with proven experience in the key skills mentioned, typically 2-5+ years depending on the specific requirements.

This Manager Finance & Administration position requires on-site or hybrid work. Check the job details for the specific location and flexibility options.

Key skills for this Manager Finance & Administration position include: ai, Administration, berufserfahren. Having a strong foundation in these areas will make your application competitive. Experience with related tools and frameworks is also valuable.

To apply, click the 'Apply' button on this page, which will direct you to Web Media Publishing GmbH's application portal. Have your resume, portfolio (if applicable), and a compelling cover letter ready.

Salary ranges vary based on experience and location. Check the job posting for specific compensation details, or research similar Manager Finance & Administration positions in your area.

Highlight relevant experience with ai, Administration, berufserfahren. Include specific projects, achievements, and measurable results. Tailor your resume to match the job description, focusing on how your background aligns with Web Media Publishing GmbH's needs.

Most hiring processes take 2-4 weeks from application to offer. This may include initial screening, technical assessments, interviews, and background checks. Web Media Publishing GmbH will keep you informed throughout each stage.